O que é um Pipeline de Vendas e como otimizá-lo com CRM

Para um negócio que segue um processo típico de vendas B2B, veja como suas etapas de pipeline de vendas podem ser mostradas:

Geração de leads: há vários métodos para gerar leads para o seu negócio, incluindo campanhas pagas e não pagas, a fim de que seus potenciais clientes saibam que você existe. Normalmente, você cria um perfil de cliente ideal com determinados parâmetros definidos – e tenta alcançar prospects que se encaixam nesse perfil por meio de várias campanhas.
Qualificação dos leads: este é um passo crucial nas etapas do pipeline de vendas. Uma oportunidade é identificada com um cliente em potencial, e um registro é criado como o primeiro passo para fechar um negócio com sucesso.
Início do contato: nesta fase de pipeline, um representante de vendas tenta entrar em contato com o lead para entender suas necessidades e demandas. Esta etapa ajuda você a mapear seus serviços de acordo com as necessidades do cliente em potencial.
Agendamento de reunião ou demonstração: após sua conversa inicial, se o lead estiver convencido dos seus serviços, você pode agendar uma demonstração durante esta etapa do pipeline de vendas. Também pode tentar marcar uma reunião para negociar o acordo.
Negociação: o lead manifestou interesse em comprar seus serviços e agora chega a fase de negociação. Você negocia preço, serviços, condições etc. para fazer uma venda rentável e enviar sua proposta.
Fechamento do negócio: a etapa final do seu processo de vendas é quando você registra o resultado do seu negócio. Se for finalizado entre você e o lead, marque o acordo como ganho ou perdido. Há momentos em que o comprador ainda não está pronto para comprar. Nesse caso, você pode marcá-lo como "nutrição" para verificar de volta mais tarde.

As etapas do pipeline de vendas variam para cada segmento do mercado. De acordo com Waqar Azeem, Fundador do ContentStudio, "seguimos um modelo de vendas de baixo toque. Um acordo entra no pipeline de vendas através de uma inscrição de teste ou de uma reserva direta para uma reunião de demonstração. Temos 6 etapas de pipeline em nosso pipeline de vendas, incluindo inscrições de teste, clientes qualificados para vendas, demonstração programada, em espera, pronta para compra e negócio ganho/perdido."

Atribua atividades de vendas para cada etapa

Muitas vezes, as atividades de vendas estão espalhadas e podem ocorrer em todas as diferentes etapas do pipeline de vendas. Algumas empresas pressionam por muitas atividades de vendas para garantir um pipeline dinâmico, enquanto outras se apegam a algumas atividades que funcionavam bem no passado.

Embora as atividades de vendas possam diferir de negócio para negócio, atribuí-las no início de cada negociação traz clareza aos vendedores. Criar e enviar e-mails seria uma tarefa, por exemplo. Outra seria o rastreamento de métricas de e-mail .

Se um dos e-mails exige que você compartilhe um conteúdo promocional, então, quem cria o conteúdo? Conectar-se com o prospect por telefone seria outra atividade de vendas. Essas são algumas para as quais você precisa atribuir responsabilidades a diferentes equipes.

Defina a duração do ciclo de vendas

Seu pipeline de vendas depende muito do seu ciclo de vendas e do quão rápido ou lentamente seus vendedores fecham negócios. A duração do seu ciclo de vendas depende de uma série de fatores, como:

Complexidade do seu produto: quanto mais complexo for o seu produto, maior será o ciclo de vendas. Isso se deve principalmente a várias pessoas ou equipes envolvidas em ajudar os prospects a entender essas complexidades e convencê-los a comprar.

Personalização: se o seu produto requer personalização, o negócio leva mais tempo para se materializar devido a mudanças frequentes nas necessidades do cliente. Assim, levaria um tempo relativamente maior para atender a essas necessidades e entregar o produto.

Fonte dos leads: normalmente, as vendas outbound, com cold calls e e-mail marketing, implicam que seu ciclo de vendas seja mais longo em comparação aos leads de vendas inbound, por exemplo, via website.

Ao ajustar a entrega do produto, fontes dos leads e engajamento de vendas, você pode controlar o comprimento médio do seu ciclo de vendas.

Decida o tamanho ideal do pipeline de vendas

Quantas negociações seus vendedores estão gerenciando? Isso é vital para atingir suas metas de vendas e de receita para o ano. Assim, trabalhe com base em quantos negócios eles precisam fechar no ano para atingir as metas de receita.

Ir atrás da sua meta não é suficiente, pois muitas negociações se perdem ao longo do tempo e podem não se converter em uma venda. Na verdade, estima-se que 24% dos fechamentos previstos não acontecem.

Por exemplo, para cada 50 negociações que seus vendedores buscam em um mês, um número significativo, digamos 10 ou 12, pode ficar estagnado com o tempo. Então, talvez você devesse ficar de olho em 70 negociações em vez de 50 para realizar suas metas de vendas.

Para ter muitas oportunidades ao chegar ao fim do pipeline de vendas, você precisa de uma quantidade considerável de negociações para começar. Por exemplo, para uma equipe de vendas fechar 250 oportunidades, você deve ter pelo menos 500 leads para desenvolver.

Assim, determine metas mensais ou trimestrais de vendas para todos os vendedores, dividindo a receita trimestral pelo tamanho médio do negócio.

Remova negociações estagnadas do pipeline de vendas

Os acordos não envelhecem como vinho. Com o passar do tempo, a probabilidade de fechar o negócio diminui, muitas vezes transformando-o em uma negociação perdida. Acompanhe o tempo dos seus processos de negociação (qualquer um que exceda o comprimento do seu ciclo de vendas deve estar no radar de "negócios mortos").

Se você tem uma negociação estagnada que excede seu ciclo de vendas por um longo tempo, então, priorize e preste atenção a ela. Esse processo ajudará você a limpar seu pipeline de vendas, livrando-se de negociações antigas e improváveis de converter.

Ter um CRM que avisa automaticamente sua equipe sobre negociações estagnadas e atividades de vendas realizadas ajudará você a manter um pipeline mais dinâmico.

Defina as métricas do pipeline de vendas

Os pipelines de vendas são ótimos auxílios visuais para os gerentes de vendas acompanharem e monitorarem seus vendedores. Os pipelines de vendas mudam constantemente com as atividades de vendas, no entanto, monitorar as métricas de vendas pode ajudar a rastrear a saúde do seu pipeline regularmente.

Uma vez que você define suas metas de vendas para o trimestre ou ano, o rastreamento de métricas de pipeline de vendas regularmente ajudará você a identificar quantas ofertas sua equipe precisa para trabalhar, cumprir metas e obter os lucros anuais.

1. Número de negociações no pipeline de vendas

A qualquer momento, você precisa de visibilidade sobre o número de negócios que estão sendo gerenciados pela sua equipe de vendas.

2. Valor médio do negócio

Cada lead vale certa quantidade de negócios. Embora o valor possa mudar quando o lead se tornar um cliente, ter atenção em um valor aproximado ajudará a prever a receita.

Não faça suas apostas apenas nas negociações mais robustas. Concentre-se em negócios em que o lead mostra interesse em seu produto e está disposto a investir. Às vezes, uma série de pequenas negociações podem se converter antes de um grande negócio.

3. Taxa média de ganhos

Muitas oportunidades encontram seu caminho no funil de vendas, mas quantas realmente se convertem em uma venda? Acompanhar a taxa média de ganhos de todas as oportunidades no pipeline de vendas vai ajudá-lo a medir essa métrica.

Use essa métrica para identificar maneiras de melhorar o desempenho de um vendedor individual e fornecer diferentes abordagens que funcionem.

4. Taxa de conversão ou taxa de oportunidade de leads

As oportunidades podem ser ganhas ou perdidas, mas suas equipes de vendas são capazes de convertê-las em leads? Isso indicará a determinação do seu time de vendas e identificará quais medidas devem ser tomadas para converter mais oportunidades em leads.

Embora as taxas de conversão e de oportunidades sejam uma boa métrica para acompanhar, podem não mostrar totalmente o esforço que um vendedor faz para trazer novos leads para o pipeline do próximo mês.

Se um vendedor está focado em trazer novos leads, mas sua taxa de conversão para o mês atual é baixa, isso ainda significaria que ele tem um monte de negociações valiosas no pipeline. Portanto, não deve ser considerada uma métrica de curto prazo para determinar a saúde do pipeline de vendas.

5. Comprimento do ciclo de vendas

Quanto tempo leva um vendedor para executar uma prospecção através de várias etapas de pipeline de vendas? A duração do ciclo de vendas refere-se à quantidade de tempo que leva para um lead passar do contato inicial para uma venda.

Dependendo da empresa, o ciclo compreende cinco a sete etapas e, muitas vezes, envolve fases como prospecção de vendas, criação de lead e manipulação de objeções. A duração de um ciclo de vendas B2B, por exemplo, pode depender do produto ou serviço que está sendo vendido e do tamanho do negócio.

Para negócios menores, um ciclo típico de vendas B2B é de cerca de 3 meses. Para vendas maiores e mais substanciais, em um ciclo de vendas B2B, é mais provável que seja de 6 a 9 meses.

Normalmente, a duração do seu ciclo de vendas será menor se você estiver vendendo para pequenos e médios negócios e maior se você estiver vendendo para empresas devido ao número de gatekeepers e processos envolvidos.

6. Valor do pipeline de vendas

A soma total de todas as ofertas no pipeline de vendas refere-se ao valor do pipeline. Ele ajuda você a prever a receita dos próximos meses e a planejar sua estratégia de bootstrap.

Como gerenciar seu pipeline de vendas

Realize reuniões de revisão do pipeline de vendas

Analisar seu pipeline de vendas por meio de reuniões regulares de revisão ajuda a entender:

o status dos negócios;
as ofertas adicionais necessárias para atingir as metas de receita;
a eficácia de sua equipe.

As revisões de pipeline de vendas permitem prever receitas para o mês/trimestre/ano (para lideranças sênior) e medir a profundidade de prospecção em cada conta (para gerentes de primeira linha).

É uma boa prática inspecionar seu pipeline de vendas todos os meses e se reunir semanalmente com seus vendedores para falar sobre oportunidades reais que se deslocam pelo pipeline, além de onde seu processo está estagnado.

Use um CRM para acompanhar seus leads

Fique por dentro de todas as negociações no seu pipeline de vendas com a ajuda de um software CRM. Por exemplo, se você está na "visualização do pipeline” e nota que seus vendedores perderam o acompanhamento de um acordo, eles podem enviar um e-mail ou ligar diretamente para o lead do pipeline de vendas.

Ao ter um CRM de vendas como parte de sua estratégia de pipeline, você pode acabar com tarefas manuais que consomem o precioso tempo de seus vendedores. As equipes de vendas podem enviar e-mails de lembrete, configurar chamadas e agendar demonstrações automaticamente.

Uma ferramenta de CRM gratuita eficiente permite que você execute ações diretamente da visualização do pipeline de vendas e gerencie suas negociações. Alguns CRMs fornecem insights de negócios (quão bem um negócio está indo, valor do negócio, atividades de vendas por negócio etc.) e mostram ícones codificados por cores para tarefas de negócio no pipeline, dando uma ideia rápida sobre se as tarefas estão completas, pendentes ou atrasadas.

Isso é útil para saber o quão eficiente é cada vendedor no fechamento de negócios e no cumprimento de metas.

Incentive a colaboração

Para fornecer mais valor, os pipelines de vendas exigem que várias equipes façam bem seus trabalhos. A menos que estejam todos em sincronia, não conseguem funcionar no seu melhor. Isso pode impactar os negócios no pipeline. Por isso, garanta visibilidade no pipeline de vendas para departamentos como:

Vendas inbound e outbound;
Marketing;
Finanças;
Produção;
C-level.

Aqui, novamente, um CRM pode ajudar todos esses membros da equipe a obter visibilidade no pipeline de vendas.

Saiba mais sobre CRMs all-in-one

Crie relatórios do pipeline de vendas

Seu pipeline pode ficar estagnado se você não medir as métricas de vendas regularmente e tomar medidas corretivas.

Se uma negociação estiver parada no mesmo estágio do seu pipeline de vendas por semanas, então, garanta que o vendedor responsável tenha todos os recursos para movê-la para baixo do pipeline.

Um relatório de pipeline de vendas vai ajudar a rastrear como um negócio está se saindo no pipeline, a tomar medidas corretivas para mantê-lo em movimento se estiver estagnado e a fechar negócios para o trimestre rapidamente.

Crie relatórios de pipeline de vendas usando automaticamente um CRM que fornece modelos personalizados, o que ajuda a mensurar dados mais rapidamente e tomar melhores decisões sem se basear em achismos.

Isso também ajuda a estimar o fluxo de caixa e a consolidar sua estratégia de pipeline adequadamente.

Evite tarefas manuais

Um relatório da Forrester afirma que automatizar tarefas pode ajudar a economizar 90% dos custos. Você pode aumentar a eficiência e a produtividade enquanto reduz os custos.

Ferramentas como o CRM ajudam você a automatizar muitas tarefas manuais no pipeline, como acompanhamentos, agendamento de compromissos e criação de propostas, para que seus vendedores possam aproveitar melhor seu tempo e garantir que as ofertas aconteçam.

Com um software de CRM, você pode:

Priorizar e pontuar leads com base em sinais explícitos como título de trabalho, tipo de indústria e tamanho da empresa;
Automatizar e-mails, escolher entre modelos de e-mail existentes e até personalizar e-mails massivos;
Atribuir leads por geolocalização, tipo de indústria, tamanho da empresa e valor do negócio, tornando muito mais fácil e rápido para o representante de vendas entrar em contato com os prospects.

Personalize vários pipelines de vendas

Se você tem várias equipes de vendas, comercializa produtos diferentes ou segmenta vários mercados, precisa expandir seus processos de vendas também. É aqui que vários pipelines de vendas podem ajudar a capturar a jornada de cada negócio.

Em vez de expandir um processo de vendas para todos os tipos de produtos/mercados, crie pipelines separados com diferentes estágios de negócio. Isso trará clareza a todas as suas equipes e garantirá que elas alcancem seus objetivos.

Um sistema de gerenciamento de pipeline de vendas permite personalizar as etapas em vários pipelines de vendas com base nas necessidades do seu negócio e na estrutura interna.

De acordo com Raul Galera, sócio-gerente da Candy Bar, "nosso pipeline de vendas normalmente começa com uma agência nos procurando e depois entrando na fase de descoberta (chamada de demonstração, perguntas sobre nosso programa de agência etc.), mas, quando fechamos uma nova agência é na verdade quando o trabalho real começa. À medida que essas agências trazem novos clientes para o nosso negócio, um novo pipeline de vendas se inicia novamente."

6 erros comuns do pipeline de vendas

1. Deixar o pipeline de vendas secar

Os pipelines de vendas são apenas um indicativo das negociações que o seu negócio tem. Embora possa parecer que você tenha muitas negociações em seu pipeline para este mês, várias podem não converter imediatamente, por isso, ter mais negociações no pipeline sempre ajuda.

Para evitar que seu pipeline de vendas se esvazie, certifique-se sempre de que seus vendedores têm mais ofertas do que sua meta. Se a meta é 4 negócios por trimestre, então, eles têm que ter pelo menos 6-8 negócios em seu pipeline de vendas para para converter quatro.

2. Ter um ciclo muito longo de vendas

Muitas vezes, os ciclos de vendas são longos e podem reduzir o desejo do prospect de comprar seu produto se ele tiver que saltar através de um monte de aros. Então, encurte seu ciclo de vendas e certifique-se de que não há obstáculos em seu pipeline de vendas.

Um ciclo de vendas mais curto significa que sua equipe está fechando negócios mais rapidamente mês a mês e, portanto, trazendo mais dinheiro, bem como alcançando suas metas de vendas.

Você também pode identificar quais negócios estão demorando mais do que o seu ciclo de vendas e o esforço que precisa fazer para ter uma recuperação mais rápida.

3. Agir com falta de coordenação

Seu lead pode ter que interagir com diferentes departamentos da empresa em sua jornada de compra. Durante as transferências de responsabilidade de uma equipe para outra, há chances de que um erro ocorra.

Certifique-se de que cada equipe que trabalha na venda faça uma transição suave para o próximo departamento e esteja atualizada com todas as informações relacionadas a esse negócio. Muitas vezes, a falta de comunicação e a falta de coordenação entre membros de diferentes times podem resultar em um acordo perdido.

Uma melhor comunicação e coordenação entre as equipes ajudará os negócios a fluirem mais rapidamente através do pipeline de vendas.

4. Não compreender os clientes

Muitas vezes, os vendedores tentam fazer um negócio através do pipeline de vendas, sem fornecer a devida atenção e cuidados exigidos por diferentes prospects. Alguns podem precisar de mais tato do que outros, enquanto outros podem entender seu produto relativamente mais rápido.

5. Não ter insights sobre os negócios

Às vezes, seus vendedores podem ser inundados com trabalho e não saber quais negociações priorizar. Isso resulta em um pipeline de vendas lotado e pode levar a acordos perdidos. Em situações assim, é fácil perder de vista até onde os negócios estão no pipeline.

Os vendedores têm que acompanhar quantos dias um negócio ficou estagnado, se o lead associado mostrou sinais de interesse, qual é o grau de interesse, quais são as atividades de vendas realizadas nos últimos 30 dias etc. Sem um rastreamento assim, os vendedores costumam não ter certeza de quais negócios focar.

Implementar um CRM que forneça insights de negócios embasados em IA (pontuação dos negócios, por exemplo) pode ajudar a determinar como seu pipeline de negociações está sendo medido.

Ele também prevê a próxima melhor ação a tomar, com base nas características do negócio anterior, para ajudar a tomar melhores decisões e ganhar mais acordos fechados. Você também pode acompanhar parâmetros como a frequência das atividades de vendas nos últimos 30 dias e a taxa de engajamento de vendas.

"A pontuação do negócio só é extremamente valiosa se executada corretamente. Usamos um sistema de pontuação onde toda vez que um usuário realiza uma ação, por exemplo, visita nosso site ou blog, ele ganha 5 pontos. Uma vez que um usuário pode efetivamente marcar pontos suficientes (40) ele se torna uma MQL (liderança qualificada de marketing), momento em que começamos a usar um processo de nutrição sofisticado. Isso rapidamente traz a liderança para se tornar um SQL (líder qualificado de vendas) onde as conversões reais acontecem."

Kas Andz, Fundador do Kas Andz Marketing Group

6. Focar em apenas uma etapa

Na maioria das vezes, focamos em um desenvolvimento importante em uma fase particular de uma negociação, e depois perdemos o controle dos negócios no pipeline de vendas.

O Guia completo para criar um pipeline de vendas